As novas versões da PHC vão estar preparadas para a nova lei da Certificação de Programas de Facturação definida na portaria 22 – A/2012 de 24 de Janeiro.
A Certificação de Software de Facturação é obrigatória a partir de 1 de Abril de 2012, com a publicação da nova portaria 22 – A/2012 de 24 de Janeiro, da Autoridade Tributária e Aduaneira.
Este processo teve início em 2010 e implica modificações na forma de funcionamento das aplicações de software que permitam a emissão de facturas ou documentos equivalentes.
Mudanças nesta nova lei para 2012
Anteriormente, apenas estavam obrigadas às regras de utilização de software de facturação certificado as empresas que utilizassem software para emitir facturas.
As empresas que utilizassem outros meios para emitir facturas – Máquinas registadoras e Facturas manuais - não eram obrigadas a adquirir software de facturação certificado.
Saiba o que vai mudar
Com esta nova portaria, a lei obriga a que todas as empresas que emitam facturas o façam por meio de software certificado. Ficam excluídas desta obrigatoriedade as empresas que se incluam num dos seguintes requisitos:
• Utilizem software produzido internamente e que sejam detentoras dos respectivos direitos de autor;
• Tenham facturado menos de 100.000 Euros no ano anterior. Este limite assume o valor de 125.000 Euros até ao final do ano de 2012, passando para os 100.000 Euros a partir de 1 de Janeiro de 2013.
• Tenham emitido menos de 1000 documentos de facturação ou equivalentes no ano anterior;
• Empresas que efectuem vendas através de máquinas de distribuição automática;
• Empresas que efectuem vendas de bilhetes de eventos, títulos de transporte, etc.
As empresas, que se enquadrem em algum dos pontos anteriores são as únicas que podem emitir facturas por outros meios que não Software de Facturação Certificado.
Uma empresa que, por estar incluída numa das situações de exclusão mencionadas, utilize software de facturação não certificado, deixa de o poder fazer se o software for multiempresa.
Assim, em termos latos, muitas empresas que anteriormente podiam utilizar, por exemplo, máquinas registadoras, por opção própria, deixam de o poder fazer, passando a ser obrigadas a utilizar exclusivamente programas de facturação certificados.
Uma empresa que opte pela utilização de um programa de facturação após o dia 1 de Abril de 2012, só poderá fazê-lo por um programa de facturação certificado. Ou seja, qualquer nova empresa criada a partir desta data, e que decida adquirir um programa de facturação, o mesmo tem obrigatoriamente de ser certificado.
Outra das novidades desta portaria está directamente relacionada com os programas de facturação certificados. Estes deixam de poder ser configurados para funcionar em modo não certificado. Uma empresa que se encaixe numa das exclusões previstas na lei, caso utilize um programa certificado, como o Software PHC, terá de o utilizar em modo certificado, pois o mesmo programa não pode aceitar um modo que não seja certificado.
A portaria vem também incluir e discriminar um conjunto de informação obrigatória para ser impressa nos documentos do tipo consulta de mesa.
Como referido, estas modificações entram em vigor a 1 de Abril de 2012, pelo que a partir desta data cabe a cada contribuinte assegurar que possui o software certificado e legal para a sua facturação.
Existem mais algumas modificações, de ordem mais técnica e com implicações directas nas funcionalidades do software de facturação para este ser considerado legal e certificado, avançadas no ofício circulado nº 50 000/2012 publicado pela AT (Autoridade Tributária: ex-DGCI) em 26 de Janeiro e disponível no portal das finanças:
• Todos os documentos de transporte têm de ser assinados.
• Todos os documentos emitidos pelo programa certificado, e que possam sair da empresa emissora (propostas, etc.), têm obrigatoriamente de conter o texto «Este documento não serve de factura», não podendo este texto ser retirado do layout pelo utilizador. Este ponto já existia anteriormente mas foi agora especificado que os programas não devem permitir que este texto seja retirado do layout de impressão pelo utilizador.
• A informação impressa nos documentos relativa à assinatura e identificação do nº de certificado do programa deixa de ter o sufixo /DGCI e passa a ter o sufixo /AT.
• Os talões de venda em que não esteja identificado o nº de contribuinte do adquirente têm de ter obrigatoriamente um tracejado no local de identificação do adquirente, ou em alternativa o texto «Consumidor final».
• Os documentos que tenham sido produzidos num outro sistema e tenham posteriormente sido importados para o programa, passam a ter que ficar registados com a assinatura produzida no programa que originalmente o emitiu, e têm de ficar gravados com a indicação do nº de certificado do programa original.
• Sempre que um documento importado for impresso, tem de mencionar o texto «Cópia do documento original», sem possibilidade de o utilizador retirar este texto.
• Os documentos importados de outros sistemas passam a ter que ser exportados para o SAF-T da aplicação integradora e não apenas no SAF-T da aplicação original.
• Os documentos efectuados manualmente em impresso de tipografia devem sempre ser registados no programa certificado e exportados para o respectivo SAF-T com um texto específico no campo HashControl.
• Os documentos efectuados manualmente em impresso de tipografia, e depois de registados no programa de facturação, ao serem impressos, terão de conter sempre a menção: «Cópia do documento original - » e seguida pelo texto específico do HashControl mencionado no ponto anterior.
Requisitos da Certificação já na nova versão
Estas alterações implicam, naturalmente, um conjunto equivalente de alterações ao software PHC, para que o mesmo continue a cumprir os requisitos da certificação.
Apesar do curto espaço de tempo disponibilizado entre a publicação destas instruções e a sua entrada em vigor, a PHC já está alterar as novas versões das suas aplicações para irem de encontro a estes novos requisitos. Serão necessárias bastantes alterações, algumas complexas, e todas em áreas muito sensíveis da aplicação PHC.
Assim a PHC irá executar estas modificações na versão 2013 PHC CS, que estará disponível para os clientes em Abril.
Mais uma vez se confirma a grande utilidade do produto «Vantagem Garantida» disponibilizado pela PHC e que permite aos seus clientes não pagarem os upgrades que advêm da necessidade de manterem o seu software sempre actualizado, devido às inúmeras alterações fiscais em curso no nosso país. A PHC irá garantir o cumprimento destas novas regras na sua mais recente versão, ficando as versões anteriores fora da regulamentação oficial, pelo que deixarão de ser certificadas, cabendo aos utilizadores que necessitem de um programa certificado, garantir que continuam a utilizar uma versão certificada.
E quais as novidades da versão 2013 PHC CS?
Para a versão 2013 PHC CS, a disponibilizar em Abril, serão modificados os seguintes pontos:
• Os módulos PHC Gestão, PHC POS e PHC Restauração passam a assinar obrigatoriamente de forma automática todas as Facturas, Vendas a Dinheiro e as Guias de Remessa, sem possibilidade de emitir este tipo de documentos não certificados. Esta alteração não necessitará de qualquer configuração por parte das empresas que não utilizem Facturas Proforma ou outros documentos que não necessitem de assinatura. Caso possua Facturas Proforma ou outros documentos não assinados, será necessário criar uma nova série num novo tipo de documento de facturação que permitirá criar documentos onde a assinatura não é necessária, tal como Facturas Proforma.
• O PHC CS também lhe permitirá alterar o documento de facturação até este se encontrar devidamente finalizado ou até ao momento da sua impressão, pré-visualização ou envio por e-mail. Para tal, também no ecrã de Configuração de Documentos de Facturação poderá definir que o documento só será assinado no momento da Impressão, o que permitirá a sua edição em vários momentos e a sua assinatura apenas quando o mesmo se encontrar devidamente finalizado. Ao tentar criar novo documento de facturação, o PHC CS informa-o caso o documento anterior não se encontre assinado, não permitindo avançar com a introdução do documento, garantindo o cumprimento dos requisitos da certificação. Na emissão de documentos a partir dos módulos PHC POS, PHC dFront ou PHC Restauração, os mesmos são sempre assinados independentemente da configuração, para permitir assinar apenas ao imprimir.
• Em todos os Documentos de Facturação e Dossiers Internos que não sejam efectivamente documentos de facturação (Guias de Remessa, Orçamentos, etc.), surgirá sempre impresso o texto «Este Documento não serve de Factura». Para que isto possa acontecer, terá de ir acrescentar a caixa de texto sobre certificação ao layout de impressão de todos os documentos que imprime e que sejam passíveis de ser entregues a um cliente. A aplicação PHC tratará de adicionar este campo por si, depois bastará entrar no desenho do layout e colocá-lo no local que mais lhe convier. A aplicação impedirá a gravação e impressão de documentos de facturação onde este campo não esteja presente.
• No caso dos Dossiers Internos, terá de indicar os tipos de dossiers que são de uso exclusivamente interno. Esses dossiers conterão um texto ligeiramente diferente: «Documento de Uso Interno». A aplicação PHC tratará de fazer a distinção dos textos. Apenas se terá de preocupar em indicar quais as séries de Dossiers Internos que são de uso exclusivamente interno.
• Em todos os documentos, internos ou externos, a informação referente ao certificado deixa de ser inscrita como «programa certificado nº 0006/DGCI» e passa a ser «programa certificado nº 0006/AT».
• Sempre que for impresso um documento de facturação (Factura, VD, Nota de crédito, etc.), no local do nome do adquirente, surgirá o texto «Consumidor final» sempre que o nº de contribuinte do adquirente, no documento, estiver em branco. Não será necessário efectuar qualquer modificação aos seus layouts para que isto aconteça.
• A Importação de dados de uma loja, no módulo PHC POS, ao importar documentos de facturação, irá preencher o campo versão com a nova norma obrigatória, que inclui a versão e nº de certificado usado no programa de origem.
• Os documentos de facturação importados de um outro sistema (PHC ou não) terão de o ser para uma série própria. Para isso, passará a existir uma opção, na configuração da série de documento de facturação, para indicar que se trata de uma série exclusivamente destinada a guardar documentos importados. Terá por isso de ir configurar as suas importações e séries de destino com esta nova opção. Também deverá utilizar uma série deste tipo sempre que desejar registar manualmente no software PHC documentos que foram originalmente produzidos noutro sistema de facturação. Sempre que for impresso um documento destas séries, o texto de certificação obrigatório no IDU irá conter o texto «Cópia do documento original».
• Todos os documentos efectuados manualmente em impressos produzidos por tipografias autorizadas deverão ser depois lançados no Software PHC. E deverão sê-lo numa série de documentos de facturação especificamente criada para o efeito. Para isso terá de criar estas séries e configurá-las com a indicação de que se destinam a registo de documentos produzidos manualmente. Todos os documentos destas séries, ao serem gravados, guardarão, no campo «versão da Chave», a informação obrigatória por lei para estes casos. Ao serem impressos, estes documentos conterão no texto de certificação a frase «Cópia do documento original - » seguida da informação do campo «versão da chave». Ou seja surgirá, por exemplo a expressão: «Software PHC - Processado por programa certificado nº 0006/AT - Cópia do documento original-1-FTM 001/1234567890»
E quais as sanções para a não utilização de software certificado?
O orçamento de estado para 2012 prevê pesadas sanções para quem não cumprir com o requisito de utilização de software de facturação certificado: O Artigo 155º do Orçamento de Estado para 2012 altera o Regime Geral das Infracções Tributárias (Lei 15/2001 de 15 de Junho).
Assim, é alterado o nº 2 do artigo 128º deste regime, passando a definir o seguinte: 2 — A aquisição ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de facturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre € 375 e € 18 750.
E quais os benefícios fiscais previstos para 2012?
No entanto, também está previsto, no orçamento de estado para 2012, bons incentivos para as empresas que se vêem obrigadas a actualizar os seus programas de facturação. O artigo 117º do orçamento de estado vem permitir que as empresas que se vejam obrigadas a trocar ou actualizar o seu software, por um novo programa de facturação certificado, possam:
• Considerar perdas por imparidade a desvalorização do seu programa anterior, sem necessidade de obter aceitação por parte da Direcção Geral dos Impostos.
• Considerar o valor de aquisição do novo programa como um gasto fiscal total no período de 2012.
Artigo 117.º
Despesas com equipamentos e software de facturação
1 — As desvalorizações excepcionais decorrentes do abate, no período de tributação de 2012, de programas e equipamentos informáticos de facturação que sejam substituídos em consequência da exigência, de certificação do software, nos termos do artigo 123.º do Código do IRC, são consideradas perdas por imparidade.
2 — Para efeitos do disposto no número anterior, o sujeito passivo fica dispensado de obter a aceitação, por parte da Direcção -Geral dos Impostos, prevista no n.º 2 do artigo 38.º do Código do IRC.
3 — As despesas com a aquisição de programas e equipamentos informáticos de facturação certificados, adquiridos no ano de 2012, podem ser consideradas como gasto fiscal no período de tributação em que sejam suportadas.
Outros links úteis onde poderá obter mais informação:
Portaria da Certificação de Software
Orçamento de estado para 2012:
Com estas medidas e alterações, os clientes PHC terão todo o software devidamente legalizado e certificado para uma utilização sem problemas e com o máximo de comodidade.
Estão abertos durante os próximos dois meses três concursos do programa COMPETE, para apoiar o empreendedorismo e a inovação nas Pequenas e Médias Empresas (PME).
